Vedtekter

§ 3 Velforeningens geografiske område

Boligområdet avgrenses av Skaugenveien i nord, Vinkelveien i øst, kommunal gang  og sykkelsti mot Eid skole i syd, og grense mot Askim Bygdemuseum i vest. I tillegg er 2  garasjeanlegg, med parkering inkludert. (Jfr. Reguleringskart side 7).  

Boligfeltet består av 68 boenheter, fordelt på 34 tomannsboliger. Adressene  Avstikkeren 1A/B-19A/B og Skaugenveien oddetallsrekken 1A/B-29A/B utgjør disse  boenhetene. 

Hver boenhet eier sin bolig med medfølgende tomt, i henhold til vedlagte  reguleringskart for området. Hver boenhet har også en tinglyst bruksrett av 1 garasjeplass i  fellesgarasjeanlegget.  

Hovedgatene Avstikkeren og Skaugenveien, samt gang og sykkelsti mellom  Skaugenveien og kommunens skoleområde ved Eid skole, er kommunale. Alt annet areal  innenfor boligområdet, stikkveier (50/588, 50/889, 50/593, 50/594), lekeplasser (50/590,  50/592, 50/596), parkeringsplasser/garasjeanlegg (50/585, 50/586) og friareal (50/587,  50/591) som ikke tilhører den enkeltes tomt, er velforeningens eiendom og ansvar.  Likeledes tilhører utstyr på lekeplassene og friarealene velforeningen. 

§ 4 Juridisk person 

Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og  begrenset ansvar for gjeld.

§ 5 Generalforsamling 

Velforeningens øverste myndighet er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling skal avholdes årlig i mars måned. Tid og sted bestemmes av styret, og  innkalling til generalforsamling sendes alle medlemmene senest 2 uker før fastsatt møtedato. 

Innkallingen skal inneholde: 

• Dagsorden  

• Årsberetning fra styret. 

• Regnskap. 

• Budsjettforslag og forslag til vel-avgiftens størrelse. 

• Innkomne forslag, som skal opp til votering. 

• Forslag fra valgkomité. 

Saker som ønskes behandlet og votert over i generalforsamlingen i mars må leveres skriftlig til styret innen utgangen av desember året før. Generalforsamlingen kan bare  behandle og votere over saker som er, innkommet til styret rettidig og satt opp på  innkallingen. 

Alle foreningens medlemmer har adgang til generalforsamlingen. Hver boenhet har  1 stemme, og stemmegiving kan skje ved skriftlig, datert og signert, fullmakt. For at  generalforsamlingen skal være beslutningsdyktig, må det avgis minst 15 gyldige stemmer.  Ved votering kreves det alminnelig flertall for at vedtaket skal være gyldig.  

Styret kan i særdeles viktige saker kreve at det innhentes skriftlige stemmer /  forhånd-stemmer fra de medlemmene som ikke møter i generalforsamlingen. Særdeles  viktige saker kan være store investeringer i felleseiendeler. Saksframlegget, med forslag til  vedtak, skal i den type saker brukes som stemmeseddel, og signeres av det enkelte medlem.  Dermed skal det foreligge 68 stemmer som skal legges til grunn ved voteringen, og  voteringen kan derfor foretas i etterkant av generalforsamlingen gjennom opptelling av alle  stemmene. I slike saker kreves det 2/3 flertall for at vedtaket skal være gyldig. 

Ved votering i saker med flere enn 2 alternativer, og ingen av alternativene oppnår et  alminnelig flertall foretas ny votering mellom de to alternativene som har fått flest stemmer  i første voteringsrunde. 

Ved enhver votering, der voteringen resulterer i stemmelikhet, har styrets leder, eller  dennes stedfortreder, dobbel-stemme. 

§ 6 Ekstraordinær generalforsamling 

Ekstraordinært generalforsamling skal avholdes når styret finner det påkrevet, eller  dersom et felles skriftlig krav, om saksbehandling av en eller flere saker, fra minst 10  medlemmer er overlevert styret. Innkalling og avvikling følger samme prosedyre som ved  ordinær generalforsamling jfr. § 5 Generalforsamling. Innkallingsfristen er minst 2 uker. 

§ 7 Dagsorden 

Ved ordinær generalforsamling skal styret legge frem følgende dagsorden: 

1. Konstituering v/styrets leder og valg av dirigent. 

2. Valg av referent. 

3. Valg av tellekorps 2 personer. 

4. Valg av 2 protokoll-underskrivere. 

5. Behandle - Årsberetning fra styret. 

6. Behandle og godkjenne - Revisors beretning og Regnskap. 

7. Behandle og vedta - Vel-avgiftens størrelse.

8. Behandle og vedta - Budsjett. 

9. Behandle og vedta - Årets dugnad. 

10. Behandle - Innkomne saker. 

11. Foreta valg av:
    ● Leder – for 2 år / Økonomiansvarlig – for 2 år 
    ● 1 styremedlem – for 2 år / 2. styremedlem – for 2 år
    ● 2 varamedlemmer – for 1 år
    ● 2 revisorer – for 1 år
    ● 2 personer til valgkomité – for 1 år

12. Avslutte.

Ved valg av styre, skal det søkes å sikre en 2 år kontinuitet. (Jfr. § 11 Valg)  

§ 8 Styret

Velforeningen ledes av et styre, som er foreningens øverste myndighet mellom  generalforsamlingene. Styremedlemmene skal velges blant medlemmene i foreningen.  Økonomiansvarlig har også funksjonen som nestleder, og trer inn som leder i leders fravær. 

Styret skal forestå den alminnelige forvaltning av foreningen, og ivareta stedets  interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunale og andre offentlige  instanser. 

Styret skal forvalte velforeningens eiendeler/eiendom, føre kontrol med foreningens  økonomi, være foreningens ansikt utad og etter beste evne søke å oppfylle foreningens  formål etter gjeldende vedtekter.  

Styret skal også sørge for at foreningen er forsvarlig forsikret ut fra de verdier  foreningen har og den virksomhet som drives. 

”Retningslinjer for Styret i Eid Vel” regulerer styrets arbeidsoppgaver og rutiner, og  gjennom egne ”Stillingsbeskrivelser” så reguleres det enkelte styremedlems  arbeidsoppgaver og ansvars/myndighetsområde, slik at en jevn arbeidsfordeling i styret  sikres. 

Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative  formål og rett til å bevilge beløp til gjennomføring av vedtak i generalforsamlingen, og som  er innenfor vedtatte budsjettrammer. Leder i styret og Økonomiansvarlig (Nestleder i styret)  har Prokura hver for seg alene. Kontantuttak kan kun foretas av leder og Økonomiansvarlig sammen.  

Alle medlemmene har rett til innsyn i protokollene fra styremøtene. Innsyn kan  nektes av styret i enkeltsaker, dersom hensynet til tredjeperson tilsier det, eller dersom styret  kan dokumentere det å være til foreningens beste. Utover dette har medlemmene ikke rett til  løpende innsyn i styrets arbeid mellom generalforsamlingene. 

Fastsettelse av en eventuell godtgjørelse til styremedlemmene, for vervene de  innehar, gjøres i generalforsamling.

§ 10 Kontingent / Velavgift 

Generalforsamlingen fastsetter til enhver tid medlemskontingenten / velavgiften,  gjennom godkjenning av neste års budsjett, slik at den dekker de nødvendige utgifter som  følger av foreningens formål, drift og ansvar. 

Velavgiften kan justeres for prisstigning, når annen endring ikke foretas.  Velavgiften kreves inn av styret i 1 eller flere terminer, i henhold til egne  ”Retningslinjer for regnskap og økonomistyring”, og skal betales innen fastsatt frist. Ved  for sen, eller manglende betaling, kan styret ilegge purreomkostninger og forsinkelsesrente  iht lov av 17. Des 1976 nr.100. (Forsinkelsesrenteloven). 

Ved eiendomsoverdragelse skal eventuell gjeld overfor foreningen betales i sin  helhet før overdragelsen finner sted.

§ 11 Valg 

Valg av styre foretas i ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, etter forslag  fra valgkomité. Motkandidater kan foreslås i generalforsamlingen, og skal da inngå i  voteringen. Valg foregår skriftlig når mer en et forslag, eller når en eller flere i  generalforsamlingen forlanger det. 

Ved valg av styre, skal det søkes å sikre en 2 år kontinuitet gjennom at det, i den  årlige generalforsamlingen 1. år velges leder og 1. styremedlem for 2 år, og i  generalforsamling 2. år velges Økonomiansvarlig og 2. styremedlem for 2 år. Varmedlemmer, revisorer og valgkomité velges for et år. 

Samtlige kan gjenvelges. 

§ 12 Regnskap og revisjon 

Velforeningen har ikke lovpålagt regnskapsplikt. Etter regnskapsloven § 1-2 nr 7 har  ikke-økonomiske foreninger regnskapsplikt kun dersom foreningen har ”eiendeler med  verdi over 20 millioner kroner eller flere enn 20 ansatte”.  

Uansett om foreningen ikke er forpliktet til å føre regnskap etter regnskapsloven, så  skal styret føre et fullstendig regnskap over foreningens inntekter og utgifter, i henhold til  egne ”Retningslinjer for regnskap og økonomistyring”.  

Regnskapsåret går fra 1. mars – 28/29. februar følgende år. 

Avsluttet årsregnskap skal revideres før det legges frem for godkjenning i årlig  ordinær generalforsamling. 

Økonomiansvarlig og leder disponerer velets bankkonti, sammen. 

For å foreta endringer i disposisjonsretten skal begge signere dokumentet i banken.  Dersom den ene er indisponibel, så kan den andre foreta endringen etter at et flertall i styret  har fattet vedtak om dette. Skulle begge være indisponible, vil 50 % av styret kunne foreta  endringen. Utover dette må det innkalles til ekstraordinær generalforsamling for å velge nytt  styre

§ 13 Trafikk, kjøring og parkering 

Boligområdet som inngår i Eid Vel velforening er et bilfritt område, uten motorisert  gjennomgangstrafikk. Nødvendig trafikk, som utrykningskjøretøyer under utrykning,  varetransport og transport av eller for personer med funksjonshemming, samt ferdsel til og  fra egen biloppstillingsplass, tillates. 

Området ligger innenfor en offentlig hjemlet 30 km/t sone. 

Trafikkbildet, inklusive parkering, er regulert gjennom privatrettslig skilting,  merking og håndeheving.  

Det henvises til et eget reglement, ”Trafikk, kjøring og parkering ved Eid Vel  boligområde”. Dette reglementet vedtas i generalforsamling med 2/3 flertall, og styret har  myndighet til å håndheve reglementet gjennom å benytte eksterne leverandører av den type  tjenester. 

Enhver fremtidig endring av reglementet ”Trafikk, kjøring og parkering ved Eid Vel  boligområde” skal vedtas i generalforsamling.